L’abusato utilizzo delle email in campo aziendale

L’uso della posta elettronica continua a crescere, imponendo alle aziende di considerare l’automazione dei processi attraverso una piattaforma BPM

Prendo spunto da un articolo inviatomi da un amico collega, Roberto Andrade di Safetec, partner brasiliano di Kissflow, per evidenziare come l’uso crescente della posta elettronica possa essere un buon motivo per valutare l’introduzione di un sistema di gestione dei processi aziendali (BPM). Le considerazioni in rosso sono nostre di honu.

La lettura dell’Email Statistics Report rivela come l’uso della posta elettronica continui la sua tendenza al rialzo in tutto il mondo. Se nel 2016 vi erano 215 miliardi di email distribuite ogni giorno attraverso il web, per il 2020 le proiezioni indicano il superamento di oltre 300 miliardi di email giornaliere! In aggiunta, lo studio mostra che oltre la metà della popolazione mondiale ha utilizzato la posta elettronica nel 2019, con numeri in continua crescita nei prossimi anni.

Ciò mina le teorie secondo cui l’uso dell’email sia ormai al crepuscolo. E’ vero infatti che i social network e le applicazioni come WhatsApp e Telegram hanno assorbito parte della comunicazione precedentemente effettuata via email, ma questo vale specialmente nel campo delle relazioni personali. Nel campo professionale e/o aziendale, invece, la mail resta a tutt’oggi uno strumento ampiamente utilizzato, ed è impossibile trovare un’azienda che non ne faccia uso.

Una ricerca del McKinsey Global Institute e dell’International Data Corporation (IDC) mostra addirittura come i lavoratori impieghino il 25% del loro tempo totale a rispondere alle email. Qui allora sta il punto: come utilizzare la posta elettronica in modo più efficiente, evitando le perdite di tempo?

Una semplice risposta è: evitiamo di usare la posta elettronica per gli usi che non danno valore aggiunto (ad esempio per chiedere a che punto è un lavoro o ricordare di farlo). In quali casi scrivere e rispondere utilizzando la posta elettronica sono operazioni inefficienti e non necessarie?

Safetec ha una risposta. Presente sul mercato da oltre 10 anni, Safetec ha stretto una partnership con la società indiana Orangescape Technologies – una delle più grandi aziende di automazione di processi al mondo – per offrire sul mercato la piattaforma Kissflow, presente in 160 paesi e installata da oltre 10.000 clienti.

Esattamente la stessa scelta operata da honu, primo Gold Partner per l’Italia di Kissflow.

Kissflow permette a manager e dipendenti di gestire e monitorare compiti e attività in tempo reale, senza limiti, costruendo, personalizzando e analizzando in maniera moderna i propri processi aziendali.

Roberto Andrade, direttore dei servizi di Safetec, spiega che “I vantaggi per le aziende si traducono in un guadagno di tempo ed efficienza nella risoluzione di problemi che ostacolano la produttività in ambiente aziendale”. E cita, ad esempio, i controlli relativi a richieste di ferie, spese di viaggio e rimborsi, presenze e acquisti, processi approvativi o di controllo, tutti processi che sono generalmente oggetto di messaggi di posta elettronica e che cadono facilmente in situazioni incontrollate e incustodite… per non parlare della sicurezza dei dati. “Gran parte del tempo dedicato a queste richieste potrebbe essere risparmiato se i processi fossero automatizzati e smettessero di essere gestiti via email”.

Kissflow, in tal senso, consente di condividere le informazioni in tempo reale grazie a un efficace pannello di controllo. Inoltre, il sistema consente l’integrazione e la collaborazione con altri sistemi utilizzati in azienda e qualsiasi utente Kissflow può aggiungere commenti e porre domande relative alle attività interne nei propri settori attraverso un modulo channel integrato. “È una piattaforma per ottimizzare, gestire e monitorare tutto il lavoro dell’azienda,” afferma Andrade.

Cultura della governance

Ma, come accade per qualsiasi nuova soluzione digitale, le aziende devono lavorare sull’ambiente di governance, in modo che le trasformazioni nell’area della tecnologia e dei sistemi di automazione dei processi vengano effettivamente utilizzate e non rischino di essere abbandonate per tornare alla consueta comfort zone. Andrade ritiene che spetterà ai manager e ai dirigenti delle imprese fare capire al proprio team l’impegno sugli investimenti relativi all’automazione, così da creare un ambiente aziendale più produttivo, competitivo, efficiente e sicuro.

Nell’epoca di Impresa 4.0, l’automazione dei processi interni, unita all’innovazione, è diventata un imperativo per ogni azienda. Una ricerca Forrester ha stimato che l’automazione dei processi porti un guadagno dal 30% al 50% di efficienza per le attività di supporto (backoffice) e dal 15% al 30% per i i cosiddetti knowledge workers (coloro che lavorano con le informazioni), e secondo i dati della società di consulenza americana Gartner, l’80% delle aziende che conducono progetti di automazione dei processi ha un tasso interno di rendimento di ritorno dell’investimento di circa il 15%.

Non possiamo che concordare col nostro collega Roberto, aggiungendo qualche altro dato in merito. Oltre al tempo sprecato, un altro studio evidenzia come solo il 38% delle mail contenga informazioni importanti. Di certo una mail inviata per chiedere a che punto si trovi un processo aziendale (dov’è la mia campionatura? E’ stata registrata la mia nota spese? Abbiamo risposto al reclamo cliente? La mia richiesta di manutenzione è stata presa in carico? ecc ecc) potrebbe apparire rilevante, ma in realtà non dà alcun valore aggiunto, anzi aumenta l’inefficienza dell’organizzazione dato che dovremmo sempre sapere a che punto si trova un elemento di un qualsiasi processo aziendale.

Vale allora la pena usare le email per gestire attività ripetitive (i processi aziendali), quando ci sono soluzioni ben più efficaci come le piattaforme BPM (Business Process Management) di cui Kissflow è uno dei più importanti player?

Per il Brasile c’è Roberto, ma per l’Italia parlatene con noi di honu.

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