Digital Workplace

Digital Workplace: concetto o piattaforma?

Quella che segue è la traduzione di un testo scritto da Suresh Sambandam, CEO di Kissflow, la prima piattaforma unificata di Digital Workplace di cui honu è Gold Partner per il mercato italiano.
Originale inglese: forbes.com

“Molti di noi “leader tecnologici” hanno iniziato la propria carriera quando gli strumenti lavorativi digitali erano appena stati introdotti. Applicazioni utilizzabili da tutti i “comuni” lavoratori senza bisogno di conoscenze di programmazione – come il foglio elettronico Lotus 1-2-3 e WordStar – erano rare ma entusiasmanti.

In pochi decenni l’intera esperienza lavorativa in ufficio è totalmente cambiata. Siamo passati dall’avere a malapena strumenti digitali ad un mondo digitale che ha preso completamente il sopravvento, dove quasi ogni azione legata al lavoro viene adesso eseguita con un notebook o un dispositivo mobile. Per tutto il giorno, tutto ciò che facciamo ricade nel “digitale”.

Questo cambiamento ha notevolmente ampliato la responsabilità del CIO (Chief Information Officer – il Direttore Informatico o Responsabile IT). Inizialmente il CIO doveva preoccuparsi solo di alcuni tool proprietari utilizzati dagli utenti avanzati; adesso, invece, il CIO “moderno” deve porre più attenzione all’engagement digitale dei dipendenti che all’architettura mainframe, perché ogni persona dell’azienda interagisce con le risorse digitali. E’ quindi un vostro compito guidare l’azienda attraverso un territorio inesplorato, verso un posto di lavoro completamente digitale, il cosiddetto Digital Workplace.

Quali sono le sfide da superare per progredire?
Ecco una semplice roadmap per gestire gli ostacoli e fare le domande giuste, al fine di trovare il contesto ideale per la propria organizzazione.

In marcia verso il digitale senza soluzione di continuità
Molta strada è passata dagli anni ’90, da quando Microsoft ha raggruppato più applicazioni dentro MS Office, forse il primo set standard di strumenti digitali utilizzati dagli impiegati. Da allora abbiamo assistito all’evoluzione di applicazioni come Outlook, che integrava la posta elettronica, il calendario, la gestione delle attività e la messaggistica istantanea, e G Suite, il pacchetto di produttività cloud di Google che è diventato un esplicito concorrente di MS Office, così come alla nascita del Digital Workplace della mia società e di altri strumenti di collaborazione e organizzazione.
Oggi, nel 2019, gli specifici strumenti digitali utilizzati dalla vostra azienda potrebbero leggermente variare rispetto a quelli dei vostri concorrenti, ma le funzioni chiave saranno simili, andando dalla gestione di documenti e database fino alle email e alle videoconferenze. Tuttavia, nonostante gli strumenti in uso siano sempre più raggruppati e integrati, le organizzazioni continuano ad aggiungere applicazioni all’elenco dei software che adottano.
Le aziende hanno spesso dozzine di applicazioni aggiuntive oltre ai loro strumenti principali, tra cui software di project management, case management, process management e collaborazione specializzati per singoli dipartimenti come HR, marketing, acquisti, vendite e amministrazione.
Molti di questi software si sovrappongono in funzioni e caratteristiche, ed è difficile sapere dove risiedano i dati principali.

Due modelli di Digital Workplace
Di recente il termine Digital Workplace è emerso per descrivere il fenomeno degli impiegati che trascorrono la maggior parte del loro tempo utilizzando strumenti digitali.
Ma i leader tecnologici definiscono il Digital Workplace in due modi molto diversi:

  • Il primo è come concetto: in questo senso tutti gli strumenti digitali utilizzati da un’organizzazione sono raggruppati sotto lo stesso termine generico. Quando viene aggiunta un’altra applicazione, il Digital Workplace cresce.
  • Il secondo è come piattaforma: in questo caso si intende un unico ambiente in cui i dipendenti lavorano, che si tratti della pianificazione della campagna di marketing o del monitoraggio dei bug, piuttosto che dell’approvazione di una richieste o dell’inserimento di nuovi dipendenti in azienda.

Non accontentatevi di una “idea” digitale
Vedere il Digital Workplace solo come concetto non è un percorso sostenibile. I dipartimenti IT dovrebbero continuare ad aggiungere applicazioni, ricostruire i permessi e le credenziali di accesso degli utenti, gestire i pagamenti, la formazione e i fornitori. I team interni sarebbero sempre più confusi sul loro lavoro e su dove sono memorizzati dati.
Invece, un Digital Workplace di successo è una reale piattaforma che promuove tre obiettivi principali: collaborazione, coordinamento del lavoro e controllo sui workflow.
Le piattaforme che si allontanano da questi obiettivi oppure utilizzano un sistema di comunicazione “fuorviante”, non porteranno maggiore produttività. Quando la parte comunicativa (client email, app messaggistica, …) costituisce il nucleo principale di un Digital Workplace, infatti, questo significa che i dipendenti devono sempre portarsi “altrove” per svolgere il proprio lavoro, passando da un’applicazione all’altra.
Mentre programmi di word processing e fogli di calcolo sono sempre stati fondamentali per un ambiente di lavoro moderno, nel set degli strumenti base disponibili per ogni impiegato non sono stati introdotti strumenti come la gestione dei progetti e dei processi.

Trovate la giusta misura
Mentre valutate i vari Digital Workplace, ponetevi le seguenti domande per assicurarvi di raggiungere i vostri obiettivi aziendali:

  • È giunto il momento di passare da un approccio iperspecializzato (“best-of-breed”) a una suite comune che riunisca tutte funzioni di core business?
  • Qual è il vantaggio, in termini di costi, dato dall’abbandonare la logica delle applicazioni singole per adottare un Digital Workplace completo?
  • Quanto facilmente il Digital Workplace si integrerà con gli altri strumenti core?
  • Attualmente disponete di un Operational System of Record* che memorizzi ciò che accade in ufficio?
  • Quanta fatica, dati e produttività si perdono nel continuo passare da un’applicazione all’altra?

Non si può tornare indietro dalla nuova realtà del lavoro: il digitale si è impossessato ormai dell’intera esperienza lavorativa dei dipendenti. È tempo di abbandonare la strategia del selvaggio West e iniziare a delimitare i confini e le best practices per costruire un’infrastruttura che possa prosperare in un ambiente digitale.”

* [ndT: Operational System of Record: una soluzione globale di tipo SaaS che conserva in uno stesso punto il contesto, il contenuto e l’aspetto collaborativo di ogni compito, così che il lavoro possa essere analizzato, monitorato, ottimizzato e automatizzato]

Il testo sopra riportato evidenzia come nel mondo industriale più avanzato la rivoluzione digitale sia ineludibile. Addirittura il CIO di cui si parla nell’articolo viene spesso ormai indicato come DIO, acronimo inglese (quindi da non interpretare come blasfemo) che sta per Digital Information Officer. Dati gli spunti di cui sopra, sta ai manager aziendali decidere se cavalcare e dominare quest’onda per andare ancora più lontano e veloci o stare ad aspettare… consapevoli però che anche non scegliere è una scelta!

Contattateci per scoprire le funzionalità di Kissflow e come Honu possa aiutarvi a disegnare e realizzare un Digital Workplace su misura per la vostra realtà.

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