I costi “nascosti” nei processi aziendali

Motivo di grande frustrazione per un imprenditore è avere la sensazione che qualcosa stia sfuggendo al controllo:
Perchè ho la sensazione di stare perdendo qualcosa? Qual è il motivo per cui l’azienda sembra talvolta procedere con il freno a mano tirato?”

Le risposte possono essere molte, ma tra esse mi ha colpito quella di un amministratore che l’altro giorno mi ha detto come “ho il dubbio che nei processi si annidino costi nascosti che non riesco a controllare”.

Si era reso conto, dopo essersi finalmente fermato a osservare la quotidianità della sua organizzazione (cosa che, facendo mea culpa, ammetteva avrebbe dovuto fare ben prima!), di come ci siano moltissimi “costi nascosti” nei processi aziendali, costi di cui non si era mai preoccupato e di cui non conosceva nemmeno l’esistenza.

A cosa mi riferisco?
Facciamo un esempio pratico preso dalla quotidianità di una realtà produttiva di come può realmente svolgersi un processo:

  1. arriva in magazzino un reso da parte di un cliente;
  2. un operatore prende fisicamente in mano il reso e, non essendo stata codificata nessuna procedura a tal proposito, cerca di capire cosa fare. Armato di buona volontà si rivolge all’ufficio commerciale interno scrivendo una mail o telefonando;
  3. la persona che riceve la comunicazione si attiva (quando e come?) cercando di capire cosa fare. Presumibilmente manda a sua volta un’email ad uno dei commerciali (riesce a individuare facilmente quello giusto?) chiedendogli di recuperare informazioni su questo reso;
  4. il commerciale (quando e come?) cerca di avere informazioni dal magazzino (dov’è il reso, chi lo ha ricevuto, cosa è indicato?) e al contempo dal cliente (chi ha mandato il reso e per quale motivo?);
  5. se è riuscito a districarsi, il commerciale scrive un’email o telefona al suo responsabile per decidere cosa fare (sostituzione? Nota di accredito?), ma se l’importo fosse elevato il suo stesso responsabile potrebbe doversi confrontare col CEO (e quindi altra mail o telefonata);
  6. nel frattempo il cliente chiama in azienda per capire il destino del reso, ma nessuno sa esattamente a che punto sono le decisioni e quindi partono altre mail e chiamate. Nel mentre il reso è ancora in accettazione, e l’operatore, non sapendo cosa fare di quel “pacco”, chiama o scrive nuovamente all’ufficio commerciale…

Quanto ci è costata questa gestione? Di sicuro un’enormità rispetto a quanto avrebbe dovuto, per non parlare del “costo nascosto” più pericoloso: perdere il cliente!

“Ma non è certo colpa mia se un problema come questo si manifesta, è colpa del cliente!”, si potrebbe obiettare. Può essere vero, ma un imprenditore accorto non può accontentarsi di dire questo e quindi la risposta è una sola: il processo va regolato e monitorato in maniera smart!

Nella mancata efficienza dei processi aziendali si annidano sia costi interni che esterni, e ciò è dovuto a una o più concause:

  1. una assente/blanda/cattiva organizzazione del flusso di lavoro
    Chiedendo ad un imprenditore perché opera in un certo modo, nella maggior parte dei casi ci sentiamo rispondere “ho sempre fatto così!”. Eppure oggi le aziende hanno enormi potenzialità per cambiare in meglio. Non solo sui processi puramente produttivi, ma anche su tutti gli altri processi organizzativi che sono caratterizzati dall’essere modellizzabili, ripetitivi e human-centric.
  2. Utilizzare strumenti informatici non adatti
    In azienda non è più sufficiente un software gestionale, strumento sicuramente indispensabile per le fasi della produzione ma che non copre tutte le aree di interscambio di informazioni e di collaborazione che sono parte integrante dell’azienda. E l’abuso di email e di fogli excel, condivisi o meno, non è la soluzione, anzi può arrivare ad essere la causa del problema.
  3. Non monitorare/analizzare le procedure
    Se le procedure esistono ma non sono monitorate, questo non ci permetterà di capire dove agire per migliorare, e quindi i nostri “costi nascosti” potranno dormire sonni tranquilli. Possiamo permetterci di prendere delle decisioni basandoci solo sulle “sensazioni”?

Adottare concretamente un modello di digital workplace, con una piattaforma dedicata come Kissflow, permette di definire, monitorare e analizzare tutti i flussi aziendali (workflow) allo scopo di lavorare meglio, monitorare le prestazioni, diminuire i costi “nascosti” e… eliminare la nostra frustrazione!

Honu si occupa proprio di questo: siamo pronti ad analizzare la tua azienda e i costi legati ai tuoi flussi organizzativi, presentandoti una nuova modalità smart per gestire con efficienza i tuoi processi aziendali.
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