I processi figli di nessuno

Percorrendo il corridoio di una scuola secondaria superiore mi sono imbattuto nella moderna “installazione” che vedete nella foto: un’enorme tavola periodica degli elementi che copriva buona parte della parete!

Tavola periodica a parete
Incuriosito, mi sono avvicinato, dando merito all’iniziativa di un insegnante che non si è fermato al libro ma ha voluto rendere “dinamico” un apprendimento altrimenti noioso.
Nella pratica ho immaginato come i singoli studenti abbiano svolto il lavoro: qualcuno avrà avuto la parte creativa, altri avranno fatto ricerche e controllato, qualcuno avrà approvato, ecc.
La parete-tavola è l’esempio di un’idea che si è trasformata in un processo realizzativo.

Un processo semplice (come idea) ma anche complesso (più fasi e da reiterare fino al completamento degli elementi) con delle precise caratteristiche:

  • Modellizzabile
  • Ripetitivo
  • Human-centric (ossia ogni fase necessita di un’azione umana; il processo è automatizzabile ma non automatico)

Mi sono immaginato la sequenza delle fasi:

  1. scegliere un elemento (da una lista globale predeterminata per evitare mancanze);
  2. ricavarne le caratteristiche, memorizzarle e trasmetterle;
  3. creare una pagina web dedicata;
  4. controllare la pagina;
  5. creare il QR-code;
  6. definire, approvare e realizzare il foglio dell’elemento;
  7. controllare il foglio;
  8. fissaggio del foglio alla parete.

Dopo questi pensieri mi sono allontanato dalla parete e l’entusiasmo è un po’ scemato quando mi sono accorto che mancava qualcosa: dov’era il Radon, l’ultimo degli elementi nobili? O meglio, dov’erano tutti gli elementi dopo il Tantalio? E quei buchi nella quarta riga, cui presto ne sarebbero seguiti altri viste le condizioni dei fogli?

Il risultato globale incompleto mi ha ricordato molte esperienze aziendali che partono bene ma poi si fermano e rimangono incomplete.

Posso immaginare che il docente abbia assegnato (verbalmente? O con una email? O con un foglio excel?) tutte le attività, che ci fosse una certa idea di sequenzialità e sicuramente una deadline, ma ad un certo punto il professore deve aver perso il controllo diretto della situazione magari perché maggiormente occupato da un’altra e più urgente incombenza. Chi era stato incaricato di un compito, ad un certo punto avrà iniziato a rimandare e/o a non fare qualcosa (per i più svariati motivi) e questo a catena avrà causato problemi e disagi nei passaggi successivi.

Collaborazione difficile e strumenti non adeguati, ed il risultato è una tavola degli elementi incompleta!

Sono mancate le 3C del Digital Workplace: il coordinamento avrebbe impedito una realizzazione monca, il controllo avrebbe evidenziato subito le problematiche e identificato i punti deboli e la collaborazione avrebbe reso tutti più attenti e responsabili.

Quante volte abbiamo vissuto situazioni simili in azienda? Ci sono nuovi processi attentamente studiati che diventano velocemente superati e non utilizzati perché:

  • le azioni e la loro sequenza non sono assegnati in modo chiaro;
  • i ritardi e gli errori non sono gestiti;
  • le modifiche sono lente e complicate;
  • la collaborazione fra più persone è difficile;
  • manca il controllo (o per volontà o causa strumenti poco adeguati come mail e fogli elettronici);
  • non ci sono metriche di valutazione e report dei risultati.

Il rischio allora è di tornare nella zona di comfort (“abbiamo sempre fatto così!”), ovvero a studiare la tavola degli elementi dal libro di testo senza farsi venire idee strane.

Il Digital Workplace nasce proprio come soluzione per gestire la complessità delle nuove organizzazioni e dei processi attraverso i quali esse funzionano. La piattaforma cloud Kissflow, proposta in Italia dal gold partner honu, permette di creare e modificare facilmente i processi e di gestirne tutte le task (coordinamento), dà accesso a report e metriche avanzate (controllo) e rende immediata e visibile la collaborazione tra le persone. E il tutto anche da remoto, con l’app mobile dedicata.

Se l’insegnante avesse potuto gestire il processo con Kissflow, la tavola periodica sarebbe stata completata, non per magia ma perché i ragazzi avrebbero avuto uno strumento che indicava loro di fare certi compiti con la sequenza corretta e nei tempi decisi dall’insegnante che, a sua volta, avrebbe avuto facilmente un monitoraggio puntuale sulla corretta esecuzione di tutti i lavori. E chissà, voglio immaginare che avrebbe pure velocemente creato un altro processo per gestire anche la “manutenzione” della tavola stessa, dato che non c’è limite ai processi che si possono gestire nella piattaforma.

Contattaci per scoprire le funzionalità di Kissflow e come honu possa aiutarti a disegnare un Digital Workplace su misura per la tua realtà.

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