Digital Workplace

Il Knowledge Management è una scelta strategica

Lo smart working è stata un’esperienza improvvisa che ha coinvolto un po’ tutti e ha imposto un ripensamento a livello organizzativo aziendale.

Si è allora sempre più spesso sentito parlare di gestione del Knowledge Management, ma cosa si intende? In poche parole, è l’insieme di metodi e strumenti software che permettono di identificare e capitalizzare le conoscenze aziendali per organizzarle e diffonderle.

Non è semplicemente l’attenzione solo verso i dati e le informazioni, ma soprattutto verso la conoscenza tacita che deve poter essere codificata e condivisa. Una volta era l’osservazione del lavoro del maestro che trasmetteva il sapere agli suoi apprendisti, ma ora affinché la conoscenza si diffonda si deve creare un ambiente lavorativo di tipo collaborativo.

L’attenzione si deve concentrare sulle risorse umane: sono i lavoratori, infatti, che possiedono informazioni e conoscenze la cui esplicitazione e condivisione è l’obiettivo del knowledge management.

La non-gestione della conoscenza aziendale è causa di costi e sprechi organizzativi, per non parlare del tempo perso. Ad esempio, un nuovo assunto che entra in azienda quanto tempo ci metterà a diventare pienamente autonomo? In quanto tempo padroneggerà tutti i prodotti e i servizi?

La risposta dipende da quanto e da come è stato gestito il trasferimento del sapere aziendale al nuovo assunto. Se con una buona strategia di knowledge management ci volessero due mesi per rendere pienamente autonomo un dipendente, mentre senza averla si investissero sei mesi, allora questa mancanza costerà all’azienda almeno quattro mesi di stipendio.

E ragionando al contrario, anche non gestire il percorso di uscita di personale esperto che lascia l’azienda senza rilasciare il proprio know-how aziendale diventa un problema.

Quante volte, poi, in azienda non sappiamo realmente chi tra i nostri colleghi ha le conoscenze che ci servono per il lavoro che stiamo facendo?

L’esperienza pratica e le competenze individuali devono diventare patrimonio informativo dell’azienda e le moderne piattaforme digitali fungono da vettore di questo cambiamento.

Attraverso software come Kissflow, ad esempio, si possono disegnare e definire i processi dell’organizzazione in modo semplice, coerente ed omogeneo. Ad esempio, nell’automatizzare la redazione, la revisione e l’approvazione di flussi documentali tra i vari collaboratori dell’azienda, oltre a gestire efficacemente un processo si ottiene anche il risultato di rendere condivisibile e archiviare l’esperienza e il sapere collettivo. E lo stesso se ragioniamo sulle fasi di onboarding di un nuovo assunto, ma anche sul modo di inserire a sistema un nuovo progetto.

Kissflow permette di gestire il Knowledge Magement attraverso processi, progetti e canali di comunicazione interna. Non solo la conoscenza aziendale e tutte le informazioni e il know-how diventano accessibili a tutti (o meglio, a chi è autorizzato a sapere in base al ruolo e alle competenze aziendali), ma anche il modo di lavorare potrà essere reso più chiaro e coerente tra le persone e le funzioni, memorizzando le attività in un’ottica anche di costante monitoraggio e miglioramento.

Obiettivo di Honu, gold partner in Italia di Kissflow, è di supportare le organizzazioni, di qualunque ambito e dimensione, nel diffondere il sapere e un modo di lavorare chiaro e preciso, rendendo accessibili le informazioni a tutti i dipendenti per migliorare l’efficacia e l’efficienza lavorativa. Chiamateci, potremo discutere insieme di cosa Kissflow possa portare nella vostra realtà.

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