La gestione della Nota Spese

“Ancora scontrini volanti, rimborsi a fine mese da gestire, spese non sempre facili da attribuire, una spesa che supera la policy e bisogna farla approvare dal responsabile… Ma è in viaggio, gli scrivo una mail! Poi l’amministratore delegato vuole rivedere tutte le spese di trasferta per dipendente e tipologia di spesa… ma non siamo una multinazionale e non abbiamo un software dedicato…”.

Mai fatti di questi pensieri? Quanto tempo perso…

I dipendenti, soprattutto le risorse commerciali, sostengono spese per la loro attività lavorativa, spese che vanno successivamente giustificate attraverso una Nota Spese per la loro validazione amministrativa il rimborso e/o per ottenerne il rimborso.
La gestione di questa attività, spesso realizzata attraverso la compilazione di un foglio excel al quale si allegano le fotocopie degli scontrini, è farraginosa e comporta un dispendio di tempo più grande di quello che si possa pensare sia per chi la compila sia per chi la deve gestire. Le tipologie di giustificativi, poi, sono molto diverse, si va dal biglietto aereo o del treno al calcolo del rimborso km, dallo scontrino del parcheggio alla ricevuta della cena (alla quale, tra l’altro, dovrà essere allegata anche la lista dei nominativi dei partecipanti perché l’ufficio amministrativo aziendale possa gestirla correttamente).

Siamo però nel 2019, e una vera digitalizzazione del processo permette di snellire le pratiche.
Le opzioni sono 3:

  1. Si implementa una personalizzazione nel software della gestione dei dipendenti (“Tempo stimato di consegna… il 2021? Per non parlare di quanto mi costerebbe…”);
  2. Si acquista un software dedicato per la gestione delle note spese (“Un nuovo software, altre licenze, un nuovo fornitore? Per un unico problema?”);
  3. Si opta per una piattaforma di Digital Workplace come Kissflow, grazie alla quale in qualche ora si disegna il relativo processo (customizzato secondo le proprie esigenze). Fondamentale è notare che con la stessa piattaforma si possono gestire, senza limitazioni, anche tutti i processi che non trovano spazio nel gestionale aziendale e per i quali non sarebbe conveniente acquistare un pacchetto dedicato (ad esempio, ma la lista non è esaustiva: approvazione acquisti, campionature, articoli speciali, progetti, riunioni, preventivi, controllo comunicazioni, reclami, lead di contatto, manutenzioni, compliance GDPR e Privacy, legge 231, …)

Come breve esempio ecco un processo standard che honu, gold partner italiano di Kissflow, ha pensato per la Gestione della Nota Spese.
Ogni utente entra nella sua area riservata e compila autonomamente, con una procedura guidata, le voci che vanno a comporre la nota spese (viaggio, vitto e alloggio, parcheggio, ecc) con la possibilità di allegare giustificativi di spesa. La compilazione può avvenire dal PC, ma anche da un qualsiasi dispositivo mobile loggandosi da qualunque parte del mondo (Kissflow risiede in cloud, su server sicuro Google o Amazon AWS).

Inserimento giustificativi nota spese

Le spese saranno registrate in modo preciso, ordinato, in un unico repository aziendale senza più fogli di carta, e-mail o fogli excel. Gli inserimenti saranno poi approvati, secondo il processo aziendale deciso, dal Resp. amministrativo e/o dal proprio Responsabile, ma tutto il procedimento proseguirà in modo automatico, veloce e sicuro, dando a tutti gli attori la possibilità di vedere a che punto sia la situazione.

Ogni responsabile avrà sempre sotto controllo le spese del proprio team grazie a report e metriche personalizzate, che daranno informazioni sia sullo svolgimento del processo (allo scopo di capire dove sia possibile agire per migliorare) che sui valori che emergono dai dati aggregati delle note spese inserite.

metriche nota spese

Quello disegnato è solo un semplice processo standard che con pochi passaggi può essere modificato e integrato sulle reali esigenze aziendali, con una programmazione no-code che permette continue e veloci modifiche in un’ottica globale aziendale di miglioramento continuo.

In honu, forti delle nostre esperienze gestionali, siamo a vostra disposizione per approfondire l’argomento e rispondere alle vostre domande, per aprire una porta sul mondo della gestione dei processi (Business Process Management – BPM) e del più ampio concetto di Digital Workplace.

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