I processi nell’ufficio Amministrazione

La maggior parte delle persone trova una comfort zone e vede l’innovazione come una minaccia e non come un’opportunità di crescita. Kissflow è uno strumento che aiuta i manager e i collaboratori ad uscire da questo pensiero conservativo (“abbiamo sempre fatto così!”), con lo scopo di gestire in modo maggiormente competitivo le attività e portare valore aggiunto al proprio tempo.

In tal senso, Honu ha pensato ad alcuni esempi di processi che sono comuni negli Uffici Amministrativi, processi in cui si rischia di perdere inutilmente tempo cercando informazioni e dati sparsi nell’azienda, generando solamente sprechi invece di valore.

L’Amministrazione è una delle principali funzioni aziendali e molti processi organizzativi, a un certo punto, richiedono un intervento o un’approvazione da parte di questo ufficio.
Attraverso Kissflow si possono definire e implementare i processi in modo che tutte le persone coinvolte nei vari step abbiamo a disposizione le informazioni necessarie, complete e sufficienti, per compiere un’azione e procedere con l’attività.

Consideriamo, ad esempio, una richiesta di rimborso spese: è una semplice registrazione di dati che deve essere visionata ed approvata dall’amministrazione, ma cosa comporta per l’azienda? Ha senso, come spesso capita, sprecare il tempo di un dipendente amministrativo per l’inserimento e la sistemazione di dati che in realtà sono già in possesso di chi richiede il rimborso? Il problema è che magari chi fa la richiesta non usa strumenti adeguati (tipo mail, fogli elettronici, whatsapp, …) e/o non ha inserito tutte le informazioni, ma i dati li aveva tra le mani e quindi perchè non farglieli inserire correttamente? Perchè fare sprecare poi tempo a un collega dell’amministrazione per sistemare questi problemi?

Creando un processo con Kissflow, il richiedente inserirebbe i dati con una procedura guidata che è l’azienda stessa a costruire, e non dovrebbe più preoccuparsi su come e a chi inviarli. Il processo, automatizzato, verrebbe subito registrato e potrebbe essere controllato real-time, senza perdersi tra email, post-it, chat, telefonate, ecc.

Altri processi automatizzabili con Kissflow? Richieste di acquisto, mandati di pagamento di rimborsi spese, richieste di ferie o permessi, richieste corsi dei dipendenti, approvazione di pagamento fatture, fissazione e controllo dei budget dei vari uffici, controllo certificazione dei fornitori, gestione contrattualistica, …

Pensavo anche al processo di recupero crediti, un processo purtroppo sempre più presente e che occupa molte risorse.  L’azienda può definire il proprio personale processo di recupero, stabilendo come compiere i vari step richiesti. Monitorare i passaggi con Kissflow permette di averli sempre sotto controllo, automatizzando quel che è possibile (recupero dati, attribuzione responsabilità e deadline, invio mail notifiche, …) e dando ai collaboratori un chiaro e coerente indirizzo da seguire.

Immaginate adesso di poter creare quanti processi personalizzati volete (Kissflow non pone limiti di utilizzo!), per tutte le esigenze amministrative, utilizzando un sistema drag&drop intuitivo, senza necessità di programmazione. Con Kissflow otterrete:

  • Pieno controllo di tutti i processi e delle scadenze delle attività;
  • Standardizzazione e richieste centralizzate: i dati non saranno più sparsi tra e-mail, telefonate, pezzi di carta, fogli elettronici, ecc. grazie all’utilizzo di un unico software dove tutti inseriscono le varie richieste secondo regole prestabilite, con una procedura guidata;
  • Chiarezza e precisione di comunicazione con i propri dipendenti, con i fornitori e i clienti;
  • Stop alle perdite di tempo e agli sprechi di risorse: le attività ripetitive sono automatizzate per evitare sprechi ed errori.

Kissflow rappresenta lo strumento del futuro, è il tool che aiuta i collaboratori a non rinnegare il passato ma a far tesoro dell’esperienza accumulata aprendo la mente e gli orizzonti all’innovazione.

Noi di Honu, gold Partner per l’Italia, siamo a disposizione per mostrarvi quali vantaggi Kissflow possa portare nel lavoro quotidiano dell’Ufficio Amministrazione. Contattateci oggi stesso per maggiori informazioni e/o per prenotare una demo online.

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