Digital Workplace

Smart workflow solutions: processi intelligenti!

Ogni azienda, nel corso degli anni, ha creato soluzioni “personalizzate” (fogli excel, db acces, piattaforme “adattate”, mail o fogli di carta) per gestire i processi interni, soluzioni che però non sono né efficienti né controllabili.

Le conseguenze sono purtroppo molto chiare all’imprenditore ed ai manager: perdite di tempo, ritardi, errori, incomprensioni e frustrazioni tra le persone coinvolte.
In poche parole, maggiori costi e mancati guadagni.

Nel moderno Digital Workplace la gestione “smart” dei processi è un concetto basilare! La soluzione da ricercare dovrà quindi avere alcune caratteristiche imprescindibili:

  • un luogo sicuro (accessibile quando si è in viaggio attraverso una App) dove poter trovare e verificare lo stato e l’avanzamento dei processi;
  • uno strumento che permetta individuare i tempi di esecuzione, i colli di bottiglia e le aree di miglioramento dei processi nel loro complesso così come di ogni singola fase;
  • un sistema che definisca i flussi e le persone da coinvolgere, senza che la malattia di un dipendente piuttosto che un licenziamento compromettano le operatività dei processi;
  • un mezzo che, una volta eseguito il proprio compito, trasmetta automaticamente il processo alla persona responsabile del passaggio successivo. Lo stesso sistema deve prevedere promemoria automatici della situazione via mail o notifica app;
  • un insieme di statistiche e report puntuali e completi, tanto precisi da poter essere utilizzati come elementi standard per i sistemi di qualità ISO;
  • una piattaforma che non abbia necessariamente come limite il perimetro aziendale, ma che possa coinvolgere (se opportunamente autorizzate) persone di diverse organizzazioni (agenzie, distributori, centri assistenza, fornitori e, perché no?, anche i clienti finali);
  • una base dati efficiente, accurata e sicura, conservata su piattaforme web Google o Amazon, che possa essere recuperata ed esportata in qualsiasi momento senza difficoltà

Nella pratica l’introduzione di una gestione smart dei processi passa attraverso due fasi:

  1. la definizione dei workflow
    Quali sono le fasi dei processi da rendere smart? Quali sono le persone coinvolte in ogni fase? Che ruolo hanno? Quali regole e condizioni ci sono? Cosa succede al termine del flusso? Ci sono interazioni con altri sistemi? Sono coinvolte persone esterne all’organizzazione? …
  2. la scelta della piattaforma di Digital Workplace
    Ogni fase di ogni processo è accessibile, monitorabile, misurabile, sicura, scalabile? Posso accedervi da qualunque luogo? La piattaforma prevede un’applicazione mobile? Ha metriche integrate per la valutazione dell’efficienza? E’ facilmente personalizzabile? Che garanzie di sicurezza prevede? …

Se qualche punto ha solleticato la vostra curiosità, in honu, primo gold partner italiano di Kissflow e forti delle nostre esperienze gestionali, siamo a vostra disposizione per approfondire l’argomento, rispondere alle vostre domande e portarvi nel mondo del Digital Workplace.

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