L’impiego di tecnologie avanzate come la Robotic Process Automation (RPA) e il Business Process Management (BPM) nella gestione degli audit esterni rappresenta un’evoluzione significativa nel modo in cui le aziende possono gestire la revisione e la conformità dei processi. Vediamo il processo di audit esterno, descrivendo le varie fasi e sottoprocessi, e analizza come l’uso di RPA e BPM possa migliorare l’efficienza e l’efficacia di queste attività.

Pianificazione dell’Audit

La pianificazione è la fase fondamentale in cui vengono definiti gli obiettivi, l’ambito e il calendario dell’audit. Questa fase include la selezione delle aree da esaminare, la definizione dei criteri di audit e la preparazione del piano di audit.

• Impiego di RPA e BPM:
  • BPM: Utilizzato per mappare il processo di audit, identificare le risorse necessarie e programmare le attività.
  • RPA: Automatizzare la raccolta di dati da sistemi ERP o altri database per preparare il piano di audit.
• Vantaggi:
  • Riduzione dei tempi di preparazione.
  • Migliore allocazione delle risorse.
  • Accuratezza nella raccolta dei dati.

Esecuzione dell’Audit

Durante l’esecuzione, gli auditor conducono interviste, esaminano documenti e registrazioni, e valutano i processi per identificare eventuali deviazioni dalle norme stabilite.

• Impiego di RPA e BPM:
  • BPM: Coordinare le attività tra i vari membri del team di audit e tracciare il progresso rispetto al piano iniziale.
  • RPA: Automatizzare la verifica di transazioni e registrazioni, comparandole con i criteri predefiniti.
• Vantaggi:
  • Incremento della precisione nell’identificazione delle anomalie.
  • Efficienza nel tracciamento e reporting del progresso.

Rapporto di Audit

Questa fase coinvolge la compilazione dei risultati dell’audit in un rapporto dettagliato, che include raccomandazioni per miglioramenti o correzioni.

• Impiego di RPA e BPM:
  • BPM: Assicurare che il rapporto sia redatto in conformità con le norme interne e esterne e che venga distribuito ai stakeholder appropriati.
  • RPA: Generare automaticamente sezioni del rapporto basate sui dati raccolti, grafici e analisi.
• Vantaggi:
  • Velocizzazione della creazione del rapporto.
  • Coerenza e conformità nel rapporto finale.

Follow-up

Il follow-up è necessario per monitorare l’attuazione delle raccomandazioni dell’audit e verificare la chiusura delle azioni correttive.

• Impiego di RPA e BPM:
  • BPM: Monitorare il completamento delle azioni correttive e riportare eventuali ritardi o problemi.
  • RPA: Automatizzare i solleciti e le notifiche relative agli aggiornamenti sulle azioni correttive.
• Vantaggi:
  • Miglioramento del monitoraggio e della conformità.
  • Tempestività nell’implementazione delle azioni correttive.