All’aumentare di complessità e rischio, introdurre l’uso di un software di Business Process Management (BPM) per mantenere la conformità alle normative e ai regolamenti nel settore delle risorse umane diventa un aspetto mandatorio. Il mantenimento della compliance è cruciale per le aziende, poiché il mancato rispetto delle norme legali può portare a sanzioni, cause legali e danni alla reputazione. Ecco come il BPM può essere impiegato in modo più dettagliato in questo ambito:

Automazione della raccolta e gestione documentale

1. Automazione dei workflow documentali: Il BPM può essere programmato per automatizzare la raccolta, la gestione e l’archiviazione dei documenti HR richiesti dalle normative. Questo include contratti di lavoro, documenti di conformità, politiche aziendali aggiornate, registri di sicurezza e salute sul lavoro e molto altro. Attraverso il BPM, questi documenti possono essere facilmente accessibili e aggiornati in tempo reale, garantendo che l’azienda possieda sempre la versione più recente dei documenti necessari.
2. Scadenze e rinnovi: Il software di BPM può monitorare le scadenze dei documenti di conformità, come le revisioni delle politiche interne o i rinnovi delle licenze professionali. Può notificare automaticamente i responsabili HR quando un documento necessita di revisione o rinnovo, assicurando che l’azienda non si trovi inadempiente a causa di documenti scaduti.

Integrazione delle normative in tempo reale

1. Aggiornamento automatico delle normative: I sistemi BPM possono essere collegati a database esterni che forniscono aggiornamenti sulle leggi del lavoro e sulle normative di settore. Questo permette al sistema di ricevere notifiche in tempo reale sugli aggiornamenti normativi e di adeguare automaticamente i processi interni per assicurare la conformità continua.
2. Personalizzazione per località geografiche: Per le aziende multinazionali, il BPM può gestire normative specifiche per ogni paese. Questo significa personalizzare i workflow basati sulle leggi locali, garantendo che le pratiche HR in ogni sede siano conformi alle normative locali.

Miglioramento della tracciabilità e dell’audit

1. Registrazione delle attività e tracciabilità: Tutte le attività di conformità gestite attraverso il sistema BPM vengono registrate e tracciate. Questo include chi ha acceduto ai documenti, chi ha apportato modifiche e quando. Questa tracciabilità è essenziale per gli audit interni ed esterni, poiché fornisce una chiara cronologia delle azioni compiute, facilitando la dimostrazione della conformità.
2. Supporto durante gli audit: Durante gli audit, sia interni che esterni, il sistema BPM può rapidamente fornire prove della conformità attraverso report dettagliati e registri delle attività. Questo riduce il tempo e lo sforzo necessario per preparare e sostenere un audit.

Reporting e analisi

1. Dashboard di conformità: Il BPM può offrire dashboard interattive che mostrano in tempo reale lo stato della conformità dell’azienda. Queste dashboard possono evidenziare aree di rischio, monitorare il completamento dei compiti di conformità e fornire avvisi per eventuali azioni correttive necessarie.
2. Analisi predittiva: Utilizzando i dati storici, il sistema di BPM può aiutare a prevedere aree future di non conformità, permettendo ai responsabili HR di intervenire preventivamente per risolvere potenziali problemi prima che diventino criticità.