Il processo di gestione delle note spese avviene manualmente attraverso l’utilizzo di moduli cartacei o comunicazioni via e-mail, risultando spesso nella perdita di documenti quali ad esempio scontrini, fatture etc. Richiede tempo e risorse significative per la raccolta, la verifica e l’elaborazione delle spese dei dipendenti e rende di fatto impossibile l’integrazione con altri processi (es. quadratura delle spese).