CASI DI SUCCESSO

Digitalizzazione del processo di gestione note spese

In breve
DIPARTIMENTO

HR

PROCESSO

La gestione delle note spese deve essere precisa e accurata, ma anche semplice e veloce

VANTAGGI

Miglioramento dell’efficienza, consistenza dei processi, aderenza alle norme, reporting accurato

TEMPO REALIZZAZIONE

Poche settimane

CASI DI SUCCESSO
Digitalizzazione del processo di gestione note spese

L’adozione di software di Business Process Management (BPM) per la gestione delle note spese sta trasformando il modo in cui le aziende approcciano la contabilità e la gestione finanziaria. Questo tipo di software non solo semplifica i processi amministrativi, ma garantisce anche una maggiore conformità alle normative e un controllo accurato delle spese. Esploreremo i vantaggi principali del BPM e descriveremo i sotto-processi coinvolti nella gestione delle note spese.

Vantaggi del BPM nella Gestione delle Note Spese
  1. Automazione del processo: l’automazione è uno dei principali benefici del BPM. Le funzionalità del software permettono di automatizzare tutte le fasi della gestione delle note spese, dalla creazione alla loro approvazione e rimborso. Questo riduce significativamente il tempo dedicato alla gestione manuale delle spese, eliminando gli errori umani e velocizzando l’intero processo.
  2. Conformità e controllo: un sistema BPM integrato aiuta a mantenere la conformità con le politiche aziendali e le normative fiscali. Il software può essere configurato per rifiutare automaticamente le richieste di rimborso che non sono in linea con le politiche aziendali o che superano i budget prestabiliti, garantendo così un controllo finanziario più stringente.
  3. Visibilità e trasparenza: con il BPM, i manager e i dipartimenti finanziari ottengono una visibilità completa su tutte le note spese in tempo reale. Questo aiuta a monitorare i trend di spesa, a identificare potenziali risparmi e a rendere il processo di approvazione più trasparente e tracciabile.
  4. Integrazione con altri sistemi: i software di BPM si integrano facilmente con altri strumenti e sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), rendendo il flusso di dati tra i diversi dipartimenti più fluido e efficiente. Questo significa che le informazioni relative alle spese possono essere facilmente condivise e analizzate per una migliore pianificazione finanziaria.
Fasi del processo di Gestione delle Note Spese
  1. Creazione e sottomissione: Il processo inizia quando un dipendente crea una nota spese nel sistema. Questo può includere l’upload di ricevute e la categorizzazione delle spese. Il sistema può anche prevedere la compilazione automatica di alcuni campi per ridurre il carico di lavoro e gli errori.
  2. Verifica e approvazione: Una volta sottomessa, la nota spese passa attraverso vari livelli di verifica e approvazione. Il software BPM può essere configurato per inviare automaticamente la nota agli approvatori giusti in base a regole predefinite, come il valore della spesa o il dipartimento del dipendente.
  3. Elaborazione del rimborso: Dopo l’approvazione, la nota spese viene inviata al dipartimento contabile per il rimborso. Il sistema BPM può facilitare l’elaborazione dei pagamenti diretti ai dipendenti, assicurando che i rimborsi vengano effettuati in modo tempestivo e accurato.
  4. Archiviazione e reportistica: Infine, tutte le note spese vengono archiviate nel sistema, permettendo un facile accesso per revisioni future o controlli. Il software di BPM può anche generare report dettagliati per analizzare le spese, monitorare i budget e valutare l’efficacia delle politiche di spesa.

Conclusioni

In conclusione, l’implementazione di un software BPM per la gestione delle note spese offre numerosi vantaggi, tra cui l’automazione dei processi, il miglior controllo delle politiche di spesa, e una maggiore efficienza. Questi strumenti non solo migliorano la gestione finanziaria ma contribuiscono anche a una più grande trasparenza e conformità in tutta l’organizzazione.

RIDUZIONE DEL TEMPO TOTALE DI ELABORAZIONE DELLE NOTE SPESE

(da 14 a 7 giorni)

AUMENTO DELL'ACCURATEZZA NELLA COMPILAZIONE DELLE SPESE

Riducendo significativamente la probabilità di perdita di documenti fisici

DIMINUZIONE DEI COSTI DI GESTIONE GRAZIE ALL'AUTOMAZIONE E ALL'INTEGRAZIONE CON ALTRI PROCESSI