Vediamo come le tecnologie di Automazione dei Processi Robotici (RPA) e Gestione dei Processi Aziendali (BPM) possano essere utilizzate per migliorare l’efficienza e l’efficacia del monitoraggio della conformità, un aspetto cruciale per le aziende che devono aderire a normative e standard di settore rigorosi.

Introduzione al Monitoraggio della Conformità

Il monitoraggio della conformità implica l’osservazione e la verifica che le operazioni aziendali siano condotte in linea con le leggi, i regolamenti e gli standard di settore. Questo processo è essenziale per evitare sanzioni legali, danni reputazionali e altri rischi operativi.

Fasi del Processo di Monitoraggio della Conformità

• Identificazione delle Normative
  1. Descrizione: Questa fase include la raccolta e l’analisi delle leggi e degli standard applicabili all’azienda.
  2. Obiettivo: Rilevamento delle normative tramite fonti legali e istituzionali.
  3. Tecnologie Applicate: L’RPA può automatizzare la raccolta dati da database di normative, mentre il BPM aiuta a definire i workflow per l’analisi e la distribuzione delle informazioni pertinenti.
• Valutazione dei Rischi
  1. Descrizione: Si valuta come le normative influenzino i diversi aspetti dell’azienda e si identificano le aree a maggior rischio di non conformità.
  2. Obiettivo: Analisi dei processi aziendali per identificare potenziali discrepanze rispetto alle normative vigenti.
  3. Tecnologie Applicate: Il BPM mappa i processi aziendali e l’RPA può eseguire controlli di conformità iniziali per segnalare anomalie.
• Implementazione delle Politiche di Conformità
  1. Descrizione: Sviluppo e applicazione di politiche aziendali che assicurino la conformità alle normative.
  2. Obiettivo: Creazione di manuali, formazione del personale e aggiornamento delle procedure.
  3. Tecnologie Applicate: Il BPM è utilizzato per creare e gestire i workflow che supportano l’implementazione delle politiche, mentre l’RPA può automatizzare la distribuzione e il monitoraggio della formazione del personale.
• Monitoraggio e Audit Continui
  1. Descrizione: Controllo costante e revisione delle operazioni aziendali per garantire il rispetto continuo delle normative.
  2. Obiettivo: Ispezioni regolari e audit sistematici.
  3. Tecnologie Applicate: RPA può automatizzare la raccolta e l’analisi dei dati per gli audit, mentre il BPM organizza e gestisce i cicli di audit.
• Risposta alle Non Conformità
  1. Descrizione: Gestione delle situazioni in cui si verificano deviazioni dalle normative stabilite.
  2. Obiettivo: Investigazioni, correzioni e reportistica verso gli organi di governance.
  3. Tecnologie Applicate: Il BPM aiuta a gestire le risposte alle non conformità, assicurando che le azioni correttive siano tracciate e documentate, mentre l’RPA può facilitare la comunicazione rapida e l’archiviazione dei documenti richiesti.

Vantaggi dell’impiego di RPA e BPM

L’uso combinato di RPA e BPM nel monitoraggio della conformità offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Efficienza Operativa: Automazione delle attività ripetitive, riducendo il carico di lavoro manuale e minimizzando gli errori umani.
• Agilità e Scalabilità: Capacità di adattarsi rapidamente a cambiamenti normativi e scalare l’operatività senza incrementi proporzionali nei costi.
• Miglioramento della Tracciabilità e della Trasparenza: Ogni passaggio del processo è documentato e facilmente audibile, migliorando la trasparenza operativa.
• Riduzione dei Costi: Minore necessità di interventi manuali e riduzione dei costi associati a non conformità e sanzioni.