Nell’ambito dell’ottimizzazione aziendale, è essenziale condurre un’analisi approfondita dei processi interni per identificare le inefficienze e le attività che gravano sul personale. Questo primo passo critico permette di individuare le opportunità di automazione, liberando le risorse umane per compiti di maggior valore.
In questo articolo, esploreremo le tre attività chiave per condurre un'analisi efficace dei processi aziendali: 1- intervista al personale, 2- mappatura dei processi, 3-analisi degli strumenti utilizzati.
1- L’ intervista al personale svela le attività di scarso valore e rivela le attività che risultano frustranti, ripetitive e suscettibili di errori. Tuttavia, è importante formulare domande indirette per coinvolgere i dipendenti nel processo. Chiedere loro quali attività li fanno sentire scomodi o che vorrebbero svolgere ma che attualmente non riescono a gestire. Queste risposte serviranno come guida per identificare i processi adatti all’automazione.
2- La mappatura dei processi consente di avere un quadro completo dell’efficienza. Attraverso l’uso di diagrammi di flusso, permette di comprendere le attività coinvolte e individuare eventuali colli di bottiglia e inefficienze. Questo esercizio meticoloso rivelando passaggi mancanti o spesso dimenticati dal personale, aiuta a ottenere una visione completa della situazione e a identificare i punti critici che richiedono interventi di automazione.
3- Analisi degli strumenti per valutare correttamente le opzioni di automazione. Per completare l’analisi dei processi, è fondamentale prendere nota degli strumenti utilizzati dall’azienda. Documenti cartacei, e-mail, fogli di calcolo, CRM, ERP e software di gestione sono solo alcuni esempi comuni. Questo passaggio permette di valutare se è possibile sviluppare automazioni che interagiscano con tali strumenti o se sia necessario apportare modifiche ai processi esistenti per implementare l’automazione.
Q Questi tre sono i passaggi chiave per comprendere appieno quali processi è necessario efficientare.